Zo voorkom je problemen met verhuren

Soms doen er zich ondanks alle inspanningen toch problemen voor. Misschien kunnen gasten de sleutel niet vinden of raakt de riolering verstopt. Hoewel grote problemen zich echt zelden voordoen, bereiden succesvolle hosts zich voor op onverwachte gebeurtenissen.

Dit zijn de tips van Diana, een Superhost uit Oakland, Californië, voor uitdagingen waar iedere host mee te maken kan krijgen.

Bij verhuren draait het om gemeenschap en daar horen de mensen bij die jou helpen en ervoor zorgen dat alles op rolletjes loopt.

"We hebben altijd de contactgegevens van een loodgieter, elektricien en schoonmaker bij de hand", vertelt Diana. Als ze zelf van huis is, heeft Diana haar zus als vangnet geregeld. "Dus als er een probleem is, staat er altijd iemand klaar om te helpen."

Wat is er beter dan een goede voorbereiding op eventuele lekkage of een kapotte cv-ketel? Dat soort problemen voorkomen.

"Ik heb een onderhoudschecklist die ik elk jaar opnieuw naloop", zegt Diana. "Sommige van de taken doe ik zelf, in ander gevallen huur ik een professional in. Elke ruimte is anders, maar het is belangrijk dat je weet wat er voor nodig is om die van jou tiptop in orde te houden voor gasten."

Op Diana's jaarlijkse onderhoudschecklist staat onder andere:

• Het verwijderen van bladeren en ander vuil uit dakgoten.
• Controleren of de verwarming, ventilatie en airconditioning functioneren.
• Het lastig te bereiken dakraam lappen, zodat haar ruimte mooi licht blijft.

Goede communicatie met gasten draait om eerlijkheid en realisme.

"Het is belangrijk om niet te veel te beloven", zegt Diana. "Daarentegen kun je nooit te veel communiceren. Zelfs als ik ergens nog geen oplossing voor heb, laat ik gasten weten waar ik mee bezig ben."

Dus toen een waterleiding sprong vlak voordat er gasten aankwamen, pakte Diana meteen de telefoon.

"Ik belde de gast, vertelde wat er aan de hand was en vroeg of diegene misschien iets later wilde inchecken", vertelt Diana. "Ik heb meteen ook een latere vertrektijd aangeboden, wat erg in de smaak viel, en een fles wijn en bedankbriefje achtergelaten. Open communicatie en een kleine blijk van waardering valt bij veel gasten in de smaak, of het nou wijn of een cadeaubon voor aan plaatselijke koffiezaak is."

"We hebben echt lastige deuren die gasten vaak niet open krijgen, ondanks de instructies in onze Huishandleiding en voor het inchecken", vertelt Diana. "Als dit gebeurt, laat ik ze eerst even hun frustratie van zich afpraten en help ze daarna geduldig op locatie of via de telefoon."

Een paar dingen die Diana leerde door naar haar gasten te luisteren:

• Zorg dat gasten zonder een sleutel naar binnen kunnen. Dat is wel zo gemakkelijk.
• Zorg voor voldoende buitenverlichting, zodat gasten ook in het donker veilig aankomen.
• Vraag vooraf om reisinformatie en herhaal de in- en uitchecktijden nog eens.

Niet alles gaat altijd van leien dakje. Gasten komen wel eens te vroeg aan of willen later uitchecken, maar ook de schoonmaak is soms een uitdaging. Hieronder staan een paar tips om potentiële problemen te voorkomen:

• Zorg voor duidelijke in- en uitchecktijden en leg uit waarom je die tijden hanteert, bijvoorbeeld: "Aankomst is vanaf 15.00 uur, zodat schoonmakers voldoende tijd hebben om je kamer voor te bereiden."
• Stel je reserveringsvoorkeuren zodanig in dat er voldoende tijd is om schoon te maken.
• Wellicht kun je aanbieden de bagage van gasten op te bergen wanneer je weet dat ze vroeg aankomen.
• Zet belangrijke informatie in je advertentiebeschrijving om de juiste verwachtingen te scheppen, bijvoorbeeld hoe gasten je ruimte in kunnen en hoe deze eruitziet. Vergeet ook niet om aankomstinstructies door te geven.

• Zorg voor een Huishandleiding met instructies voor de wifi en het gebruik van bepaalde apparaten.